3.4 บันทึกระหว่างสำนักงาน หมายถึง บันทึก รวมถึงข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพแจกจ่ายโดยประเทศญี่ปุ่นไปยังสำนักงานสาขาในต่างประเทศ บันทึกระหว่างสำนักงานนี้จะแจกจ่ายเป็นฉบับที่ไม่ควบคุม จึงอาจอยู่ในรูปแบบใดก็ได้
3.5 มาตรฐานการผลิต หมายถึง เอกสารที่ระบุถึงการปฏิบัติงานขั้นพื้นฐานที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดในการประกอบผลิตภัณฑ์
3.6 ผู้ขาย หมายถึง บริษัทที่จัดหาวัตถุดิบ ชิ้นส่วน หรือผลิตภัณฑ์ ให้แก่บริษัท เอส.เอ็ม.ซี. อย่างต่อเนื่อง รวมถึงบริษัทอื่นๆ ที่กล่าวถึงด้านล่าง
1. บริษัทออกแบบ ซึ่งออกแบบตามมาตรฐาน (แบบร่าง และรายละเอียด) ที่กำหนดโดย บริษัท เอส.เอ็ม.ซี.
2. บริษัทที่ผลิตและจำหน่ายสินค้าตามท้องตลาด เช่น ชิ้นส่วนที่สามารถนำมาใช้ตามมาตรฐานต่างๆ
3. ผู้รับเหมาช่วงที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่มีผลกระทบต่อข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์
3.7 ข้อร้องเรียนจากลูกค้า หมายถึง ปัญหาของผลิตภัณฑ์ที่รายงานโดยลูกค้า ในรูปแบบของข้อร้องเรียนจากลูกค้า และร้องขอให้ทำการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ชำรุด
หมายเหตุ ไม่รวมข้อร้องเรียนที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อ เช่น จัดส่งสินค้าผิด หรือ จัดสินค้าผิด
3.8 ข้อร้องเรียนวิกฤต หมายถึง ข้อร้องเรียนในกรณีต่อไปนี้
1) ข้อร้องเรียนที่มีสาเหตุ หรืออาจมีสาเหตุจากภัยพิบัติ เช่น ความเสียหายทางกายภาพ หรือไฟไหม้
2) ข้อร้องเรียนที่ร้องขอข้อปฏิบัติที่จำเป็นของการผลิต และการจัดส่งผลิตภัณฑ์ ซึ่งอาจจะชำรุดทั้งหมด หรือออกแบบผิดพลาด
3) ข้อร้องเรียนที่มีการประเมินความสูญเสียที่มีนัยสำคัญโดยลูกค้า (เช่น ความสูญเสีย 5 ล้านเยน หรือมากกว่า)
4) ข้อร้องเรียนที่มีค่าความล้มเหลว 500 ppm หรือมากกว่า (ไม่รวมงานพิเศษ)
5) ข้อร้องเรียนวิกฤตอื่นๆ นอกเหนือจาก ข้อ 1-4
หมายเหตุ จดหมายร้องเรียนจากลูกค้า ระบุไว้ในแบบฟอร์มขอรับคำปรึกษาตาม 5) ข้างต้นและจะถูกรายงานไปยังประเทศญี่ปุ่น 5) ข้างต้นนำไปใช้ในกรณีต่อไปนี้
- ข้อร้องเรียนซึ่งเป็นผล (หรือเป็นที่ประจักษ์ว่าอาจเป็นสาเหตุ) ในความสูญเสียที่มีนัยสำคัญ
- ข้อร้องเรียนซึ่งเป็นผล (หรือเป็นที่ประจักษ์ว่าอาจเป็นสาเหตุ) ในข้อโต้แย้ง
3.9 ผู้ใช้งานที่สำคัญ แผนกประกันคุณภาพ ประเทศญี่ปุ่น จะทำการวิเคราะห์รายงานสินค้าชำรุดของสำนักงานสาขาในต่างประเทศ (ในระบบ AS400) และป้อนข้อมูล ผู้ใช้งานที่สำคัญตามเอกสารแนบ 12 สำหรับข้อร้องเรียนของผู้ใช้งานที่สำคัญ แผนกประกันคุณภาพ ประเทศญี่ปุ่น จะติดตามวันครบกำหนดเมื่อรายงานการตรวจสอบสินค้าชำรุดเสร็จสิ้น