ผู้จัดการฝ่ายที่พบ ทำการตรวจสอบข้อมูลของ วัตถุดิบ/ชิ้นส่วน/ผลิตภัณฑ์ ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เช่น Lot no. ของวัตถุดิบ/ชิ้นส่วน/ผลิตภัณฑ์, ใบสั่งซื้อ เป็นต้น เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการแจ้งให้กับบริษัทผู้ขายดำเนินการต่อไป หากเป็น วัตถุดิบ/ชิ้นส่วน/ผลิตภัณฑ์ ที่มี Lot. การผลิตเดียวกันกับที่ส่งให้กับลูกค้าแล้วจะต้องรีบแจ้งให้กับลูกค้าทราบทันทีภายใน 24 ชั่วโมง หรือ 1 วันทำการ