ในการสื่อสารไปยังผู้ขาย เช่น แจ้งข้อกำหนด, ค่าปริมาณสารที่ควบคุม หรือ ร้องขอเอกสารรับ
ประกันเรื่องสารปนเปื้อน (Test report, Guarantee Letter, MSDS เป็นต้น) ฝ่ายจัดซื้อจะรับผิดชอบในการดำเนินการ โดยวิธีส่งจดหมาย หรือ E-mail เป็นต้น ซึ่งจะต้องมีหลักฐานการเซ็นต์รับทราบจากผู้ขาย พร้อมมีตราประทับบริษัท โดยใช้แบบฟอร์ม (FM-CS-004: Information Letter)